Tijdens de eerste keer inloggen in de Metis Data Entry & Control module wordt automatisch eenmalig wat software op de PC geïnstalleerd: de J-initiator of SUN applet. Met dit stukje software kunnen Oracle Forms in een browser worden uitgevoerd. METIS is na installatie van deze applet via het internet toegankelijk.
 

Gebruikers worden in Metis op verschillende niveaus geautoriseerd: niet iedereen heeft toegang tot alle gegevens. In het gebruikersaccount wordt het volgende vastgelegd.

1. Welke menu's zijn in Data Entry & Control beschikbaar?

   De volgende gebruikersprofielen worden onderscheiden:

   • profiel centraal beheer  
   • profiel facultair beheer
   • profiel cap-groep beheer
   • profiel onderzoeksmedewerker (invoer via METIS Personal)
      
2. Voor welk organisatiedeel heeft men deze rechten?

   In METIS wordt aan elke geregistreerde organisatie een code toegekend. Het hiërarchische niveau binnen de organisatie is zichtbaar in deze code. De organisatiecode bestaat altijd uit 8 cijfers, nn staat in het voorbeeld voor een willekeurig cijfer. 

   • organisatie van niveau 0, met code 00000000 - de hele organisatie, het hoogste niveau
   • organisatie van niveau 1, nn000000 - een faculteit
   • organisatie van niveau 2, nnnn0000 - een capgroep, discipinegroepcluster e.a.
   • organisatie van niveau 3, nnnnnn00 - disciplinegroep e.a.
   • organisatie van niveau 4, nnnnnnnn - sectie / leerstoel e.a.
   
   De autorisatie wordt trapsgewijs toegekend. Iemand van niveau 1 heeft ook rechten voor organisaties - binnen zijn toegekende nn - van een lager niveau.
   Voorbeelden van organisatiecodes:  
   • 19000000 = faculteit 19
   • 19010000 = disciplinegroepcluster 01 binnen faculteit 19
   • 19100000 = disciplinegroepcluster 10 binnen faculteit 19
   • 19003300 = disciplinegroep 33 binnen faculteit 19 (en valt niet onder een disciplinegroepcluster)
   • 19102200 = disciplinegroep 22 binnen disciplinegroep 10 van faculteit 19
   • 19102205 = sectie 05 binnen disciplinegroep 22, binnen disciplinegroep

   Een gebruiker heeft het recht om gegevens van medewerkers van de geautoriseerde organisatie te registreren en wijzigen.

   De gegevens als organisatiedelen, medewerkers, werkrelaties zullen over het algemeen door een facultaire beheerder worden vastgelegd.
   Onderzoeksbijdrages en resultaten zijn toegankelijk voor gebruikers met een lager autorisatieniveau. Wanneer iemand geen rechten heeft om iets te wijzigen, is dat op het scherm zichtbaar doordat het betreffende item is uitgegrijsd. 

   Bij invoer en selectie van gegevens kan gebruik worden gemaakt van hulplijsten. Klik op de link voor een algemene beschrijving van de hulplijsten.

   Het validatie proces van onderzoeken, onderzoeksbijdrages en resultaten wordt vastgelegd in het veld  status.  Afhankelijk van het autorisatieniveau heeft een gebruiker beschikking over een aantal statuswaarden. Meer informatie is te vinden in de beschrijving van de hulplijsten.
   
   - hulplijst voor status onderzoek 
   - hulplijst voor status bijdrage 
   - hulplijst voor status resultaat 

Wie mag wat muteren

• Organisatiedelen: alleen centrale of facultaire beheerders kunnen onderliggende organisatiedelen voor hun organisatie registreren, wijzigen of verwijderen.
• Onderzoek: hierbij is de penvoerende organisatie van het onderzoek van belang. Een gebruiker kan alleen onderzoek registreren en wijzigen als deze via zijn gebruikersprofiel geautoriseerd is voor de penvoerende organisatie. 
• Medewerkers: het registreren, wijzigen en verwijderen van medewerkers wordt gedaan op facultair niveau. Men heeft hierbij alleen toegang tot die medewerkers die een werkrelatie hebben bij de faculteit waarvoor men geautoriseerd is. 
• Medewerkers zonder een werkrelatie kunnen door iedere facultair beheerder verwijderd worden in het menu Beheer | Verwijderen medewerkers zonder werkrelatie.
• Werkrelaties: ook het registreren, wijzigen of verwijderen van werkrelaties wordt op facultair beheer niveau uitgevoerd; uiteraard alleen voor de eigen faculteit.
• Bijdragen: men kan alleen bijdragen (incl. fte en financiering) registreren, wijzigen en verwijderen voor medewerkers van een organisatie waarvoor men via zijn gebruikersprofiel geautoriseerd is. Alle bijdrage gegevens, behalve de fte en de financieringsgegevens, zijn voor alle gebruikers te zien. Is de status openbaar toegekend, dan kunnen de gegevens niet meer gewijzigd worden. Alleen de facultair beheerder kan de status openbaar toekennen en eventueel weer wijzigen.
• Resultaten: bij het invoeren van resultaten zijn geen beperkingen aangebracht; men kan een resultaat alleen wijzigen of verwijderen indien een medewerker van het organisatiedeel waarvoor men geautoriseerd is als (co-) auteur betrokken is.
• De facultair beheerders kunnen ten slotte de  status openbaar  toekennen. Hiermee worden de gegevens van de publicatie definitief vastgelegd en kunnen niet meer gewijzigd worden (tenzij de facultair beheerders eerst de status weer wijzigen).
• Via METIS Personal kunnen gebruikers alleen de publicaties wijzigen en verwijderen met de status  onderhanden werk  of   gepubliceerd , waarvan zij zelf (co)auteur zijn. Gebruikers met profiel 2 (CAP-groep beheerders) kunnen de publicaties van de (co-)auteurs van hun sectie of disciplinegroep met de status  onderhanden werk  of  gepubliceerd  wijzigen in  niet gevalideerd . De medewerker kan dan zijn publicaties niet meer muteren.